Information till samfälligheten

av Rapsbaggen Samfällighet | sep 10, 2019 | Nyheter

Hej alla,

Till att börja med vill vi be om ursäkt för dålig kommunikation och handlingskraft. Vi ska bli betydligt bättre på detta! Det har under sommarens semestertider varit svårt att få ihop en träff där vi alla kunde medverka, vilket i sin tur medfört förseningar och oklarheter. Vi uppskattar alla era synpunkter och tips, information och svar på de frågor som ställs kommer att besvaras på hemsidan efter varje styrelsemöte. 

Vi har i veckan köpt in tjänsten för grönyteskötseln via Ali som utfört arbete hos en del i samfälligheten. Ali kommer att sköta grönytorna med en frekvens på varannan vecka fram tills oktober till att börja med.

Det har även samlats in avläsningar gällande vattenförbrukningen, vi kommer att gå igenom dessa och återkomma med information.

Farthinder kommer att inhandlas i denna veckan. Hinderna kommer att börja placeras på Bladbaggegatan. Rapsbaggegatan kommer i nästa steg då vi inte fått tillåtelse ännu från alla parter som är berörda av dess placeringar.

Vi kommer i samband med nästa faktura så smått börja implementera det nya faktureringssystemet. Detta innebär att vi kommer att behöva en e-post adress från varje hushåll/faktura mottagare. Information om vad detta är och hur det kommer att gå till kommer tillsammans med månadsfakturan i brevlådan. Framöver är tanken att månadsfakturan ska skickas via e-post, dels för att underlätta och spara på de förbrukningsmaterial som det annars kräver.

Vintern börjar närma sig och vi kommer att behöva inhandla salt och snöröjningstjänster, finns det någon i samfälligheten som har något tips på någon som erbjuder dessa tjänster?

Nästa möte kommer att hållas om ca 2 veckor.

Frågor och synpunkter får ni gärna skicka till info@rapsbaggen.se, alla frågor kommer att tas upp och behandlas vid kommande styrelsemöte, svar presenteras på samfällighetens hemsida www.rapsbaggen.se

Vänligen,

Styrelsemöte 2019-08-06

av Rapsbaggen Samfällighet | aug 11, 2019 | Nyheter

• Punkt 1) Sophusen / Miljöhusen
• Diskussion om soprummen. Ska dessa stängas?
• Om sophämtningsavtal till miljöhusen sägs upp sparar vi mellan 30-40.000:- om året.
• Soprummen kan förslagsvis nyttjas till förvaring av gräsklippare, salt till vintern samt allt annat som samfälligheten inhandlat tillsammans.
• Kod till sophusen kommer att ändras, den nya koden blir 7788. Information om när denna ändras kommer att finnas på samma papper som skickas ut vid månadsbetalning.
• Beslut #1– Miljörummen ska stängas ner. Dessa har missköts emellanåt och vi har dessutom Ollebo återvinningscentral som ligger nära.

• Punkt 2) Grönyteskötsel
• Vissa grönytor har klippts i området, har vi fortfarande ett aktivt avtal genom Skanska?
• Vi tar in 2 stycken offerter för skötsel av grönytorna, därefter utvärderar vi vilken som är mest förmånlig för samfälligheten.
• Området har 3 stycken papperskorgar vid lekplatserna. Dessa kostar ca 15.000:- om året att få tömda. En kostnad som anses vara för stor i förhållande till hur pass mycket dessa nyttjas.
• Beslut #2 – Dessa 3 papperskorgar vid lekplatserna plockas bort

• Punkt 3) Farthinder i området
• Vi har tagit in priser på farthinder. Förslagsvis så ses vi en helgdag, och kommer gemensamt fram till vart dessa placeras bäst. Därefter tar vi ett gemensamt beslut om dessa är placerade rätt.
• Beslut #3 – 2 stycken farthinder kommer att inhandlas till en början, därefter får en utvärdering göras om dessa är tillräckliga eller om fler farthinder behöver införskaffas.

• Punkt 4) – Studsmattan i området
• Denna är väldigt omtyckt av förmodligen alla barn i området. Därav känns det mest lämpligt att samfälligheten tar kostnaden för denna.
  Kvitto önskas, utbetalning av kostnad för studsmattan kommer att göras i höst.
• Beslut #4 – Samfälligheten tar kostnaden för studsmattan då den nyttjas av många fler än de som faktiskt inhandlat denna.

• Punkt 5) – Inbetalningssystem av månadskostnaderna
• Styrelsen önskar införskaffa ett faktureringsytem som gör det enklare att ha koll de transaktioner som görs. Detta innebär att månadsfakturan kommer att skickas via e-post istället för i pappersform som det görs idag.
• Vid något framtida tillfälle kommer därför e-post adresser till samtliga hushåll i samfälligheten att samlas in. Information om hur det nya systemet fungerar samt hur inbetalningar görs kommer att presenteras när detta är införskaffat.
• Beslut #5 – Övergång av månadsfakturor från brev till e-post faktura.

• Punkt 6) Enskilda vattenkostnader
• Idag har vi en gemensam vattenkostnad som grundar sig på ett värde som Skanska uppskattade när samfälligheten byggdes.
• Det finns intresse om att dela upp vattenkostnaden på varje hushåll, så att man faktiskt betalar för det vatten man nyttjar.
• Vattenavläsning kommer att göra på varje hushålls vattenmätare, detta planeras att göra den 30 & 31 augusti.

• Tagna beslut vid styrelsemöte 2019-08-06
• Beslut #1 – Miljörummen ska stängas ner. Dessa har missköts emellanåt och vi har dessutom Ollebo återvinningscentral som ligger nära.
• Beslut #2 – 3 papperskorgar vid lekplatserna plockas bort
• Beslut #3 – 2 stycken farthinder kommer att inhandlas till en början, därefter får en utvärdering göras om dessa är tillräckliga eller om fler farthinder behöver införskaffas.
• Beslut #4 – Samfälligheten tar kostnaden för studsmattan då den nyttjas av många fler än de som faktiskt inhandlat denna.
• Beslut #5 – Övergång av månadsfakturor från brev till e-post faktura.

Önskar er alla en fortsatt trevlig sommar!

Årsstämman

av adam | jul 1, 2019 | Nyheter

Årsstämma Rapsbaggens samfällighetsförening

Onsdag den 10 april

Strandkyrkan, Bunkeflostrand

Dagordning:

• Mötet öppnas
• Jesper Sonestedt förklarar mötet öppnat

• Val av mötesordförande
• Jesper Sonestedt blir vald till ordförande

• Val av mötessekreterare
• Robin Westerlund blir vald till mötets sekreterare

• Upprättande av röstlängd (medtag ID handling)

• Närvarolista skickas runt, insamling av fullmakter för personer som inte kunde närvara vid mötet.

• Årsberättelse

• Ordförande går igenom årsberättelsen

• Vi har tecknat en försäkring för samfälligheten.

• Snöröjningstjänst har anropats vid behov. Priset på vägsaltet är väldigt högt, ska vi finna en annan leverantör eller införskaffa detta på egen hand?

• All fakturering har gjorts 2019, detta kommer att hanteras vid nästa årsstämma.

• De löpande utgifter som hanterats av styrelsen är vatten, el, soptömning och snöröjning mm.

• Vår avsikt har varit att försöka få ner kostnaderna, så att vi inte har en massa omkostnader som egentligen inte behövts. Svårt att veta, eftersom föreningen är så pass ny.

• Jesper tar upp alternativet om en enklare fakturering, för att vi ska kunna lägga viktig tid på annat. En enkel faktureringstjänst vid namn Finqr finns att nyttja till en kostnad på 7:-/faktura. Faktureringen sköts härigenom helt på automatik och inbetalda bockas av. Detta system fungerar bäst om vi kan samla in e-postadresser från samtliga boende, men kan även nyttjas så att fakturan skickas via brev istället.

• Vi använder det dubbla vattnet än det som prognostiserats, detta kommer innebära en ökad kostnad vid nästa avtalsperiod.

• Information om hemsidan. Nyheter och information kommer att läggas ut på hemsidan, det går även bra att därigenom maila om man har några frågor eller förslag.

• Revisionsberättelse

• Ordförande går igenom kostnaderna i samfälligheten. Vi har fått in 170.000: – från samfälligheten, och de totala kostnaderna i området landar på ca 158.000:-.

Vattenkostnaden är den absolut största posten i samfällighetens kostnader.

• Hur mycket sparar vi genom att stänga sophusen? Är detta något som skall göras?

Hur kommer våra nya 4-facks sopkärl påverka vad och vart vi kastar tex. kartong?

• Val av styrelse

• Jesper nämner sittande styrelsemedlemmar, Robin och Brf. BoKlok Glasörten är de som valdes att sitta under 1 års period.

• Frågan lyfts om någon annan önskar vara med i styrelsen.

• Robin väljs på nytt om på ett års tid till i styrelsen efter omröstning mellan närvarande.

• BoKlok väljs på nytt om ett år till i styrelsen efter omröstning mellan närvarande.

• Val av ordförande

• Jesper valdes som sittande styrelseordförande för ännu ett år.

• Frågan lyfts om någon skulle kunna vara samfällighetens revisor, eller att vi köper en tjänst av en revisionsbyrå för att utföra vår revision.

• Arvid Dellien väljs till revisor, boende på Bladbaggegatan 5

• Frågor

• Hur blir det med betalningen av vattnet? Vill inte betala mer för att någon annan använder mer vatten än en själv. Halva kostnaden är abonnemangsavgifterna i dagsläget. Vad hade det kostat om varje hushåll tagit sin egen vattenkostnad, med eget abonnemang hos VA syd. Vi vill att respektive hushåll betalar för sin faktiska vattenvolym som brukats.

• Revisorsfrågan, i dagsläget finns det ingen revisor. Vi får kalla till ett kortare möte i juni för att gå igenom det formella, det är bara ordinarie föreningsstämma som kan välja revisor. Kan vara en person i föreningen. Revisionsberättelsen kommer att falla, eftersom denna måste väljas under ett möte.
• Förslag av valberedning, någon som kan ta upp förslag till styrelsen

• Beslut om ett valberedningslöst år klubbas.

Förslag från styrelsen:

• Sophanteringen?

• Hushållen erhåller snart 4 facks kärl, Detta innebär att det kommer frigöras utrymme i miljöhusen. Ska dessa finnas kvar? Ska dessa kanske användas till något annat? Cykelställ, städutrustning mm. De material som skall slängas i de nya 4-fack kärlen tar vi bort från sophusen. Kartong önskas finnas kvar, förslagsvis att man har 2 stycken för kartong i varje sophus.

• Beslut tas att vi avvaktar tills de nya kärlen kommit ut till hushållen och ser därefter hur vi går tillväga.

• Förmodligen kan vi kapa kostnaden från 30k till 6k. Ev kan vi lägga dessa pengar på en renoveringsfond istället.

• Förslag från Sara att stänga sophuset, då det går att välja 2 kärl.

Inkomna frågor:

• Farthinder i området föreslås

• Mostaq är på gång i den frågan, han har fått uppdraget att utredda allt som detta innebär, kostnader, vart de ska placeras och hur många som behövs. Förslag att placera farthinder på gatan som går mitt igenom husen. Gummi hinder önskas på både infartsvägar och på boendegatorna. Det krävs godkännande för den personen som bor ”nära” farthindren eftersom var och en äger sin mark.

• Sara undrar om tidsplanen för att få till hindren. Vi spekulerar om att Mostaq ska ha kollat upp/ordnat detta tills Maj månad slut.

• Är det okej för styrelsen att bestämma och införskaffa hinder?

• Deltagare i mötet ger styrelsen godkännande att ordna allt kring farthinder frågan.

• Gästparkering?

• Bilar får inte parkeras på andra platser än angivna parkeringar. En brandbil måste kunna vända i vändzonen, viktigt för utrymmningssyfte eller räddning syfte. Sätta upp en ny skylt i området?

•  Ska vi ta del av parkeringsövervakning, behövs detta för att folk ska sluta parkera på inte tillåtna platser. Detta innebär en ökad kostnad, vill vi detta?

• Går det att skapa ett specialavtal för samfälligheten att få parkera rabatterat på skolans parkering? Detta kunde varit ett bra alternativ, dels för att där alltid är lediga platser samt att bilar förmodligen inte hade felparkerats i samma utsträckning.

• Önskan om att kommunicera grannar emellan, och låna ut sina parkeringar vid tillfällen då det behövs fler platser för någon. Facebook gruppen är en kanal att kommunicera genom. Vi skulle kunnat skicka runt en lista till alla boenden med telefonnummer till vi som bor i området.

• Översyn av kantstenar vid gata

• En översyn om området gjordes. Vintras, Skanska var på plats och ska ordna bl.a. gatstenar och vattenhål.

• Önskan om staket vid vändzonen (Bladbaggegatan)

• Folk korsar bladbaggegatan gräsmatta till allén av bekvämlighet. Detta har medfört att mark trampas ner och att det nu ser ut som att det finns en ”stig” där. Vi behöver en tydlig begränsning så att folk förstår att det inte är meningen att gå därigenom

• Olycksfall tas upp eftersom skolbarn korsar över gräsmattan som blivit en ”given väg” för barnen att gena till skolan.

• Vissa tycker inte att den ska spärras av, nackdelar finns med att stänga vägen. Säkerhetsrisken tas upp, vart står vi i frågan förhållande till kostnad efter säkerhet.

• Frågan lutar åt att detta inte är någon väg, man får cykla på de gångar som är avsedda för att cykla på. De flesta anser att detta inte är en väg. Hur stoppar vi den trafik som går därigenom, en tydlig avgränsning, höga stenar, en träpåle, en träbänk? Göra en grön barriär, en naturlig del av miljön.

• Styrelsen tittar på förslag, och informerar om alternativ både genom hemsida och utskick.

• Beslut tas att ett förslag ska finnas till nästa träff i juni.

• Ska samfälligheten införskaffa en stege som boenden kan låna vid behov? I miljöhuset på bladbaggegatan är det ett tomt utrymme, där kan gemensamma delar stå. Det finns redan i dag en skottkärra i ett av sophusen, som är okej att låna fritt vid behov.

• Kod till sophusen, styrelsen har nyckel till sophusen om koden skulle strula.

• Krav är att lekplatserna behöver ses över, låg sandnivå. Styrelsen ser över detta.

• Sopkärlen vid lekplatserna är utan avtal för tömning. Ska avtal tecknas eller ska dessa inte finnas kvar?

• Frågan om Skanskas bodplats, vad händer där?

• En gemensam städdag i samfälligheten. Detta kan vara bra både för den sociala biten och att området är rent och fint?

• Ligger sopor utanför MKBs hus, detta är barn som går till miljöhusen och inte lyckas öppna dörren, så då ställs dessa ner på marken. Mat drar till sig råttor och skadedjur, styrelsen kontaktar ansvarig hos MKB och informerar om detta.

• Mötets avslutande:

• Jesper förklarar mötet avslutat!